A decisão precisa de objeto
Um «aprovado» isolado pode não indicar valor, documento ou versão. Comece por definir a informação que precisa de acompanhar a decisão e o efeito autorizado.
1. Identifique o pedido e a versão
Associe a aprovação ao documento, valor ou alteração correspondente. Se a informação mudar, deve ser possível perceber o que foi efetivamente revisto.
Um link para uma versão atualizável sem histórico pode perder esse contexto.
2. Explicite regra e responsabilidade
Quem pode propor, rever, aprovar e executar? Estas responsabilidades podem ser separadas. A regra deve indicar em que condições é necessária uma decisão.
Se a pessoa estiver ausente, a substituição ou escalamento precisa de condição definida. A automação não deve escolher uma autorização por conveniência.
3. Inclua recusa e esclarecimento
O caminho normal não é o único. Uma recusa deve conservar motivo e consequência. Um pedido de dados deve indicar o que falta e quem pode fornecer.
Não transforme um pedido de esclarecimento numa aprovação tácita por falta de resposta.
Exemplo: ficha de uma decisão
| Campo | Valor |
|---|---|
| Objeto | Documento de despesa de 240 € |
| Contexto | Projeto Norte, versão 1 |
| Regra | Revisão pelo responsável de projeto |
| Decisor | Responsável autorizado |
| Resultado | Aprovado para a etapa definida |
| Efeito | Registar decisão; não executar pagamento |
4. Trate mudanças depois da decisão
Alterar o valor ou o âmbito pode exigir nova revisão. A regra deve dizer como se reconhece essa mudança e o que acontece ao estado anterior.
Conservar uma aprovação anterior não significa que ela autoriza dados novos.
Verificar e manter
Teste aprovação, recusa, falta de dados e alteração posterior. O registo ajuda a compreender, mas não garante que efeitos externos ocorreram. Se houver integração, procure confirmação do sistema responsável.
Checklist prática
Use esta lista para organizar a informação. Não precisa de ter todas as respostas antes de contactar.
Perguntas frequentes
Uma mensagem basta?
Pode ser evidência de comunicação, mas a suficiência do registo depende do processo e dos requisitos.
Aprovar é executar?
Não. É necessário distinguir autorização e ação efetivamente confirmada.