O problema de uma decisão sem contexto
Uma mensagem pode dizer «aprovado» sem deixar claro a que versão ou valor se refere. Recuperar a decisão exige reconstruir o contexto.
O fluxo deve associar pedido, informação utilizada, regra, pessoa responsável e resultado.
Papéis distintos no processo
Propor, rever, aprovar e executar são responsabilidades diferentes. A pessoa que introduz um documento pode não ter autorização para decidir sobre ele.
As condições devem ser compreensíveis e verificáveis. Um sistema não deve transformar uma recomendação numa execução sem a autorização prevista.
Tratar ausência, recusa e mudança
É necessário indicar o que acontece se faltar informação, se a decisão for recusada ou se os dados mudarem depois da aprovação. O histórico deve conservar decisões anteriores.
Num exemplo, alterar o valor de uma despesa aprovada exige nova revisão segundo a regra ilustrativa.
O que pode ser implementado
Uma intervenção pode organizar formulários, tarefas, encaminhamento, regras e registos. O âmbito define integrações e o efeito de cada ação.
A automação deve parar quando a condição necessária não está satisfeita. Uma etapa concluída não deve esconder pendências que impedem a seguinte.
Verificar o funcionamento
Demonstrar uma aprovação, uma recusa, um pedido de dados e uma alteração de informação ajuda a verificar o processo. Pendências e retrabalho podem ser acompanhados com uma referência inicial.
Perguntas frequentes
É possível manter aprovação humana?
Sim. O grau de autonomia deve refletir as regras e permissões do processo.
Quem pode alterar regras?
Essa responsabilidade precisa de ser definida, com validação e comunicação das mudanças.
O registo prova todos os efeitos externos?
Não. É necessário distinguir decisão, tentativa de execução e confirmação por um sistema externo.