Comece pelo que precisa de conferir
Antes de criar campos, identifique as perguntas do trabalho: o documento é novo, a que projeto pertence, quem confirma e o que falta decidir? A estrutura deve servir estas perguntas.
1. Preserve a origem
Registe o canal e um identificador que permita relacionar o documento com a operação. A forma de identificar depende dos dados e sistemas disponíveis.
Receber o mesmo documento noutro canal não deve originar automaticamente uma nova despesa. Um sinal de correspondência pode exigir conferência.
2. Defina projeto e responsabilidade
A associação deve ter fundamento. Se a informação não estiver disponível, mantenha o campo desconhecido e indique quem pode esclarecer.
Escolher o projeto mais provável sem confirmação pode deslocar custos e dificultar a conferência posterior.
3. Registe conferência e decisão
Distinguir por conferir, em esclarecimento e decidido ajuda a perceber o próximo passo. A decisão deve ligar-se à informação utilizada e à pessoa autorizada.
Aprovação operacional não é pagamento nem validação fiscal universal. A relação com contabilidade e bancos exige condições próprias.
Exemplo: antes e depois
| Campo | À chegada | Depois de esclarecer |
|---|---|---|
| Documento | Despesa de 240 € | Mesma referência preservada |
| Projeto | Desconhecido | Projeto Norte confirmado |
| Responsável | Por identificar | Responsável do projeto |
| Decisão | Ainda não solicitada | Pronta para revisão definida |
4. Teste os caminhos difíceis
Use pelo menos três casos: dados completos, projeto em falta e possível duplicado. Confirme quem intervém e o que permite avançar.
Se o valor mudar depois da aprovação, verifique se a regra exige nova decisão. O histórico deve conservar a anterior.
O que evitar
Uma pasta bem nomeada não resolve sozinha associações, aprovações e exceções. Evite campos preenchidos por suposição e estados concluídos sem critério. Este guia trata organização operacional, não aconselhamento fiscal.
Checklist prática
Use esta lista para organizar a informação. Não precisa de ter todas as respostas antes de contactar.
Perguntas frequentes
Como tratar uma despesa sem projeto?
Manter a falta explícita e pedir esclarecimento ao responsável definido.
Um duplicado é sempre automaticamente recusado?
Os critérios e o tratamento dependem do contexto; pode exigir comparação humana.